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公文写作指导(文秘必备)

公文写作指导(文秘必备)

一、公文及公文写作特点

(一)什么是公文。《党政机关公文处理工作条例》中明确,党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书,是传达贯彻党和国家的方针政策,公布法规和规章,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告、通报和交流情况等的重要工具。

简单和宽泛地讲,公文就是公务活动中需要以文字和书面形式记录和运转并发挥应有作用的文稿。

(二)公文的种类。现行的公文种类主要有15种,分别是:决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。目前机关内部办公常用的有6种:意见、通知、报告、请示、函、纪要。除了规范的文种以外,机关经常遇到的公文还有:情况报告、工作总结、领导讲话、会议发言、工作汇报、典型材料、调研报告、工作素材、会议须知、活动方案、接待安排、内部通知、述职报告、个人总结、规章制度等。无论是规范性公文还是内部文稿,都有一定的写作技巧和要求。

(三)公文的特点。1、广泛性,基本涉及每项工作、每个工作岗位和每位工作人员;2、规范性,有明确的格式和起草、管理要求,有专门的部门和单位负责管理;3、作用性,每篇公文都会起到特定的效力,有的还具有强制性和约束性;4、时效性,在一定时期内发挥作用,过早或过迟都有可能影响效力;5、思想性,体现一个单位、群体和个人的执政理念、思想水平、思维方式、办事能力和工作水平。

(四)公文写作的基本要求。内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精练,文种正确,格式规范。简单地说就是:想明白,搞清楚,写准确,求简练。

二、公文的十个要素

办文、办事是机关工作的两大内容,两者既各有特点,又相互联系。写作的人常说,文以事立,说的是写文如果没有实事,或者事说得不清楚,文稿就会发虚发飘,就会空,就不能称之为一篇好文章。其实办文也是一定意义上的办事,办文有时是为了更好地指导办事,把事说清楚了,文自然也就写得不会太差。从这个角度去理解,公文的一个基本目的,就是要求一部分人在一定时间内做一定的事,所以可以围绕如何研究和认识一件事,如何指导人们如何做事来探讨公文的写作问题。

事物的发生发展是有其自身规律的,认识事物,研究事物,分析事物,应当从其规律入手,把握其真正内涵。就一项工作而言,可以将其看作是一件事物,不论是简单的还是复杂的,不论是单项的还是综合的,从研究分析到写出来,大致可以从以下三个阶段、十个方面入手。换句话说,一篇好的公文应当包含以下三大层次、十个方面的内容。

第一个层次:认识问题。

1、分析形势,解决在什么情况下做的问题。形势出任务。认真分析当前面临的新形势、新情况,对于做好任何一项工作都是十分必要的。分析形势的目的有三个:一是统一思想;二是梳理思路;三是为工作部署的展开做好铺垫。

2、研究必要性和可行性,解决要不要做和能不能做的问题。研究出思路。我们的工作可以大体分为四类:一是长期要求,需要着手研究谋划的;二是现实要求,需要尽快组织实施的;三是工作需要,但暂时不具备条件,需要着手做些准备的;四是违背政策和规律,不能做的。组织推动一项工作,必须着重强调其必要性,认真分析其可行性,研究其有利条件和不利因素,以进一步打消顾虑,统一思想。

第二个层次:研究问题。

3、总结情况、特点和规律,解决对工作全面性的认识问题。总结出经验。一般情况下,每一项工作都有启动、延续、结束的过程,或与其它工作有联系,有衔接和延续的关系。对以往的工作加以适当总结,有利于全面了解掌握情况,梳理工作中规律性的东西和好的做法,对今后工作有所启迪。

4、分析问题和差距,解决工作的针对性和有效性问题。问题出措施。一般情况下,下一步的工作,是在好的基础上继续发扬,继续发力,同时针对存在的问题和差距,有针对性地明确重点工作,实施重点突破。只有突出问题得到有效解决,工作才更富有成效。

5、明确指导思想(总体要求、工作思路),解决工作的方向性问题。思路决定出路。在综合分析研究的基础上,提出下一步工作的方向,是一项工作最为重要的部分,决定了未来工作的走向,也是一篇文稿的核心。

第三个层次:解决问题。

6、提出任务目标或阶段性要求,解决做到什么程度的问题。目标决定力度。合理的目标,是未来工作的重要指引,也是一篇文稿的眼睛。目标的设定,既不能太高,也不能过低,要蹦一蹦,够得着,起到促进工作的目的。

7、确定基本原则,解决按照什么要求做的问题。原则是工作当中必须遵循和坚持的基本准则,确定了工作推动的基本框架。邓小平文文革后,提出了“坚持社会主义道路,坚持人民民主专政,坚持中国共产党领导,坚持马克思列宁主义、毛泽东思想”的四项基本原则,结束了思想混乱的局面。对一项工作确定几条基本原则,有利于工作的标准化、规范化。对不同的工作,有不同的基本原则。农业工作中常用的基本原则有:政府主导,

8、工作重点和工作措施,解决做什么和怎么做的问题。工作重点,就是抓事物的主要矛盾,就是需要着力的重点领域和关键环节。工作措施,就是提出解决问题的办法。两者相互联系,但工作重点相对宏观,分析性和指导性比较强;工作措施更具体更明确,直接点明要做的事。两者可以合在一起写,也可以分开来写。

9、阶段和步骤,解决什么时候做、做什么的问题。这是工作中最具指导性和操作性的问题。应当根据工作的特点,在一定的时间范围内,合理划分工作阶段和每一阶段需要做的具体工作,使整体工作整体划一,有序推进。

10、保障措施,解决如何才能保证做得好的问题。保障措施是工作实施和推动的基本保证,也是含金量最高、约束性最强、最为直接的工作措施之一。应重点从组织领导、体制机制、物力财力、政策支持、技术支撑、督查考核、工作方法、宣传发动等方面予以明确。

这十个方面,基本能够涵盖了行政机关特别业务性比较强的机关公文的大体内容要素。当然,还可以从某个方面再细分小的类别和要素,再作细化。

进行一篇公文写作,可以从这十个方面来构思,这样基本上可以把一件事物分析透彻,写出来就可以成为一篇要素全、不缺项的公文,也可以称作为一篇“万能稿”。同时,一定要注意根据工作的特点、公文的体裁、公文的类别和用途、上级的要求等情况,作适当的安排。在要素的把握上,可以遵循以下四个原则:一是力求全面。如果条件允许的话,不缺项最好,能给读者一个全面的印象,文章也显得丰满。二是合理布局。主体内容可单项适当略长,次要内容可以略短或合并。但总体上各部分应力求匀称,篇幅上大体相当,给人平稳均匀的感觉。三是适当取舍。在十个要素中,有的可以不写、略写或合并写,用几句话作以交代,起主要作用的要素则可以重写、详写和单独写,写细写透。四是巧妙组合。要素的划分是大略的,不是一成不变的,可以根据文稿的需要,把相联系的要素组合在一起写,也可以根据需要再拆分。

三、十类公文的写作要点

公文有共性,也有个性。常用公文,不同种类有不同的写作要求。下面简单介绍一下十类常见公文的写作要点:

1、意见。《意见》是一项或一类工作的指导性文件,一般由较高级别机关制发,用以指导下级机关执行的文件,政策性、操作性强,写作要求比较高。《意见》大体可分为意见、指导意见、实施意见,例如各种全会的主要文件,中央1号文件等。《意见》起草的基本要求是:内容全面、思路清晰、目标明确、重点突出、保障有力。意见的主体一般分为四个部分:形势分析、总体要求任务目标基本原则、重点工作、保障措施。缺项一般不能成为一个完整的意见。

2、通知。通知是告知和要求别人去作一件事,所以要求必须具体明确,让人看得明白,照做即可,不必再另行告知。以会议通知为例,必须具备六个要素,就是“时间地点人物,日程材料吃住”,不可缺项。

3、报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况,回复上级机关的询问。应如实向上级报告一件工作的具体情况,包括事件进展、处理过程、主要工作、问题或情况分析、下一步安排、必要的工作建议,不可缺项。需要特别注意的:一是一般应在文稿开头把事件的主体情况交代清楚,给人以明确的印象,然后再详细说明过程和有关工作,各项内容尤其是下步安排和建议不可过长,长则不能明确。二是除非特别必要,报告中不能夹带请示内容。

4、请示。适用于向上级机关请求指示、批准。需要注意两点:一是向所请事项的主管机关,也应用请示。二是一事一请,不能把不相联系的事项的请示合并在一起。请示应叙述清楚、理由充分、请示明确。

5、函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。函的写作中,要注意口气的把握,突出商洽性。

6、纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。必须准确反映议定事项。

7、领导讲话、会议发言、工作汇报。这类文稿的突出特点,就是都需要口头演讲,对起草者的文字功底有很高要求。共性的要点:一是层次清楚,但不可太多。二是逻辑性强,但不能太绕。三是追求口语化,但不可太粗。其中,领导讲话写作要求最高,特别是部门综合性、年度性会议的讲话稿,应该严格按照十个要素的要求来写,同时根据会议日程,注意控制篇幅。会议发言一般以介绍经验和做法的典型发言为多,应先说清成效和特点,再说做法和经验,最后简单介绍下一步想法。工作汇报写法与发言类似,注意应先说结果,再说过程,一事一段,不要重复。

8、调研报告、典型材料、工作总结、工作素材。全面反映工作状况。调研报告应简要写明调研过程,调研对象的主要做法与经验,对工作的启发,下一步工作建议。典型材料的写法与麻秆发言相似,重点写成效经验和做法。工作总结的重点是内容全面、重点突出,关键数字要充分,重点工作节点及内容齐全,工作重点不漏项,以便上级全面了解情况。工作素材应重点弄清上边要什么,需要写什么,再有针对性地搜集起草。

9、会议须知、活动方案、接待安排。这类文稿是日程式的,主要是要告诉人们活动的时间和内容,重点应当是让人看明白。一般情况下,要以时间为轴线,按活动的进展情况,逐项写清楚,每项中要对大体内容作必要的说明。

10、述职报告、个人总结。围绕德能勤绩廉,以学习和思想政治、重点业务工作、党风廉政建设为主要内容来写,特别是对一些有责任目标要求的工作要详写。既要客观实在,又要中肯得当

四、如何提高公文的写作水平

提高公文写作水平,是一个长期的、艰苦的积累过程,没有捷径可走。水平与时间成正比,与认真程度成正比,多接触、常思考、勤动手,是提高水平的正确途径。古人说:功夫在诗外,也常说厚积薄发,写公文也是一样,只要在与公文写作相关的领域多下功夫,写作水平自然会逐步提高。在实践中,灵活运用“五多一巧”,是尽快提高水平的好办法。

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